Prioritäten setzen nach dem Eisenhower-Prinzip – Warum es nicht funktioniert

To-Do-ListeClaudia Kauscheder fragt in ihrem Blog, wie wir Prioritäten setzen und wie gut das bei uns funktioniert. Ich kann dazu nur sagen: Das Setzen von Prioritäten funktioniert bei mir mittlerweile ganz gut.

Doch das war nicht immer so. Ich musste mich langsam herantasten und viele Strategien ausprobieren, bis ich endlich begriffen hatte, was bei mir wirklich funktioniert und was dagegen für den A…. ist.

Nachfolgend verrate ich dir, warum es mit dem in der Praxis häufig eingesetzten Eisenhower-Prinzip bei mir nicht so recht klappen will (und ich schätze mal vielen geht es ähnlich wie mir).


Das Eisenhower-Prinzip kurz erklärt

Das wohl bekannteste Tool wenn es um das Setzen von Prioritäten im Arbeitsalltag geht, ist das Eisenhower-Prinzip. Womöglich ist dir der Name nicht so geläufig – von den Prinzipien, die diesem Konzept zugrunde liegen, hast du aber sicher schon gehört:

Das Eisenhower-Prinzip unterscheidet nämlich zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben, wenn es um die Einteilung der täglichen Aufgaben geht, die sich auf deiner ToDo-Liste befinden.

Somit gibt es insgesamt 4 Kategorien an Aufgaben:

  • Die Kategorie 1 umfasst jene Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind. Diese Aufgaben sind natürlich als erstes zu erledigen. Das leuchtet ein und dürfte noch das geringste Problem darstellen.
  • Kategorie 2 enthält all jene Aufgaben, die zwar wichtig, aber keineswegs dringend sind. Es sind jene Aufgaben, die maßgeblich darüber entscheiden, wie erfolgreich du langfristig bist. Viele von uns neigen dazu, diese Aufgaben zu vernachlässigen, da sie sehr oft ohne Deadline sind und wir nur allzu gern dazu neigen, die Dinge aufzuschieben, die heute noch nicht erledigt werden müssen.
  • In Kategorie 3 befinden sich alle Aufgaben, die dringend zu erledigen wären, die allerdings keineswegs wichtig sind – das heißt, sie bringen uns der Erreichung unserer Ziele nicht näher. Die meisten von uns halten sich wohl den Großteil des Tages in dieser Kategorie auf. Laut dem Eisenhower-Prinzip sollten diese Aufgaben an andere delegiert werden. Doch das Delegieren kostet Geld und zudem geben wir die Kontrolle ab – ein Grund, warum viele davor zurückschrecken. Außerdem halten uns diese Aufgaben so schön beschäftigt.
  • Kategorie 4 umfasst Dinge, die wir unter allen Umständen meiden sollten, wenn wir nach dem Eisenhower-Prinzip handeln. Es sind nämlich Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Das Problem ist, dass gerade diese Aufgaben häufig den meisten Spaß machen.

Im Prinzip ist das ja alles einleuchtend. Aufgaben in Kategorie 1 sind sofort zu erledigen. Aufgaben in Kategorie 3 sollten reduziert werden und langfristig sollte man sich vor allem auf die Kategorie 2 konzentrieren. Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, sollte man hingegen gänzlich meiden.

Doch leider funktioniert dies für mich – wie auch für viele andere – nicht wirklich.

Mit Kategorie 1 habe ich keine Probleme. Das entspricht ganz meinem Naturell: Wenn es schon so dringend ist, dass ich es noch heute erledigen muss, dann tue ich das auch. Das hat dann für mich oberste Priorität.

Dabei folge ich also ganz dem Parkinsonschen Gesetz. Dieses besagt, dass wir für eine Aufgabe genauso lange brauchen, wie wir uns Zeit dafür nehmen. Wenn wir uns 2 Tage Zeit nehmen, dann brauchen wir auch diese zwei Tage. Wenn wir uns allerdings nur einen halben Tag Zeit nehmen, dann brauchen wir auch nur einen halben Tag.

Mit den Empfehlungen zu den Kategorien 2 bis 4 kam ich allerdings nie so ganz zurecht. OK, ein paar Tage lang hat es zumindest funktioniert, wichtige Aufgaben häufiger anzugehen und Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, zu meiden. Doch am Ende war es immer ein Desaster.


Prioritäten setzen: 5 Gründe, warum das Eisenhower-Prinzip nicht funktioniert

Grund #1: Was wichtig ist, bleibt unklar

Kann man immer so schön zwischen wichtig und unwichtig unterscheiden? Ist das nicht eher ein Kontinuum? Wie entscheidest du, ob etwas wichtig ist oder nicht? Liegen die meisten Aufgaben nicht irgenwo im Graubereich?

Grund #2: Unsere Willenskraft ist begrenzt

Spätestens seit den Forschungsarbeiten von Roy Baumeister wissen wir, dass unsere Willenskraft begrenzt ist. Unsere Willenskraft ist nämlich wie ein Muskel, der bei Gebrauch ermüdet. Somit wird unsere Selbstdisziplin mit jedem Tag geringer, wenn wir versuchen, etwas zu machen, für das wir eine enorme willentliche Anstrengung aufwenden müssen.

Deshalb war bei mir nach ein paar Tagen alles wieder beim Alten, wenn ich das Eisenhower-Prinzip anwenden wollte: Ich hielt mich wieder öfter mit Aufgaben auf, die weder wichtig noch dringend waren.

Grund #3: Es berücksichtigt nicht, dass jeder Tag anders ist

Das Eisenhower-Prinzip berücksichtig überhaupt nicht, dass wir an verschiedenen Tagen unterschiedlich gut drauf sind. Mal sprühen wir vor Energie. Mal sind wir hundemüde. Trotzdem müssen wir jeden Tag eine lange ToDo-Liste abarbeiten, ob wir nun die Energie dafür haben oder nicht. Kein Wunder, dass das nicht funktioniert.

Grund #4: Wenn man etwas tun MUSS, dann macht es keinen Spaß

Ist dir das Konzept der extrinsischen und intrinsischen Motivtation vertraut? Extrinsische Motivation bedeutet, dass dich etwas von außen wie Geld oder Macht dazu motiviert, eine bestimmte Handlung zu setzen. Wenn man hingegen intrinsisch motiviert ist, dann macht man es aus einem inneren Antrieb heraus.

Es gab da mal eine Studie, in der Schüler im Volksschulalter für das Lesen von Büchern belohnt wurden. Pro gelesenes Buch bekamen sie eine vorher definierte Belohnung. Damit wollte man jene zum Lesen motivieren, die sonst nie etwas lesen. Doch es namen auch Schüler daran teil, die ohnehin gerne lasen.

Man nahm an, dass man durch diese Aktion die Schüler dazu motivieren kann, auch nach Ablauf der Studie mehr zu lesen als vorher. Doch weit gefehlt: Selbst die Schüler, die vorher gerne und viel lasen, hörten damit zu einem großen Teil auf, weil sie nun keine Belohnung mehr dafür bekamen. Die intrinsische Motivation wurde also durch die viel schwächere extrinsische Motivation ersetzt. Die Aktion ging also nach hinten los.

Ähnlich ist es mit dem Eisenhower-Prinzip: Da machst du etwas nur, wenn es wichtig ist und es somit auf deiner täglichen ToDo-Liste steht. Selbst wenn dir die Tätigkeit an sich liegen sollte, wird sie dadurch irgendwann zur Qual – einfach deshalb, weil auf dieser verdammten Liste steht, dass du dies heute tun musst.

Grund #5: Wenn etwas noch nicht getan werden muss, dann neigen wir zum Aufschieben

Wir neigen immer dann zum Aufschieben, wenn wir etwas irgendwann mal tun müssen (aber noch nicht heute). Dafür ist es übrigens egal, ob wir es wirklich tun müssen oder uns das nur einbilden. Das Aufschieben hängt also unmittelbar mit Grund #4 zusammen.

Das Blöde am Aufschieben – vor allem, wenn wir eine ToDo-Liste führen – ist, dass wir uns die ganze Zeit einreden, dass wir dieses und jenes längst erledigen hätten sollen. Es bringt also ein unbeschreiblich schlechtes Gefühl, wenn wir eine Aufgabe ständig auf die ToDo-Liste des nächsten Tages verschieben und das dann wieder nicht erledigen. (Ich bin mir sicher, dass du diese Erfahrung auch schon mal gemacht hast)


Mein Tipp: Pfeif auf das Eisenhower-Prinzip

So funktioniert das mit dem Setzen von Prioritäten nicht. Es gibt viel bessere Strategien dafür.

Welche das sind, werde ich dir nächste Woche verraten 😉

Update: Der Fortsetzungsartikel ist nun online: Zeitmanagement: Mein 8-Schritte-Plan


Über den Autor

Mein Name ist Martin Grünstäudl und ich blogge hier mit großer Begeisterung.

Wie es der Name des Blogs vermuten lässt, geht es um das Thema Erfolg. Vor allem schreibe ich über das Setzen und Erreichen von Zielen und über den Aufbau von mehr Selbstvertrauen. Auch Themen wie erfolgreiches Bloggen und die Erzielung von passivem Einkommen kommen nicht zu kurz.

Du findest mich auch auf Google+ und auf Twitter.

Foto: aboutpixel.de To Do Liste © Andreas F

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3 Kommentare

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3 Antworten zu “Prioritäten setzen nach dem Eisenhower-Prinzip – Warum es nicht funktioniert

  1. Hallo Martin,

    danke für den Artikel.

    Endlich habe ich einen gefunden, der sich auch öffentlich traut, das Eisenhower- Prinzip zu kritisieren. Find ich super 😉

    Ich habe auch noch nie, wirklich noch nie jemanden kennen gelernt, der seine Aufgaben nach wichtig oder dringend priorisiert.

    Es gibt bei denen nur „Tagesgeschäft“ und „langfristige unternehmensrelevante Aufgaben“ – mehr nicht. Morgens 2 Stunden ungestört „unternehmensrelevanten Aufgaben“ erledigen und dann Tagesgeschäft.

    Das machen die Tag ein und Tag aus und sind sehr erfolgreich damit.

    Bin gespannt, was du in deinem Artikel als Lösung anbietest 🙂

    Beste Grüße
    Christoph Teege

    • Hallo Christoph,

      ich vertrete durchaus manchmal Meinungen, die nicht ganz Mainstream sind 🙂 .

      Ich hab halt selbst die Erfahrung gemacht, dass mir das Eisenhower-Prinzip überhaupt nichts bringt. Nächste Woche werde ich mal darstellen, was bei mir so funktioniert. Vielleicht können manche ja davon profitieren 🙂

      Liebe Grüße und schönes Wochenende!
      Martin

  2. Hallo Martin,

    das finde ich gut, dass das mal einer anspricht.
    Allerdings denke ich, da steckt noch viel mehr dahinter. D.h. nach dem Lesen des Posts habe ich das Gefühl: „Im Prinzip hast Du recht, aber irgendwie bist Du am Wesentlichen vorbeigeschrammt.“
    Nicht dass ich das Wesentliche selber benennen könnte. Es ist halt ein Gfühl. Vielleicht denkst Du ja noch mal drüber nach. 😉

    VG
    Andreas

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