Zeitmanagement: Mein 8-Schritte-Plan

To-Do-ListeVor zwei Wochen habe ich dir 5 Gründe genannt, wieso das Eisenhower-Prinzip als Zeitmanagement-Tool für mich eindeutig versagt. Ich habe es wieder und wieder damit versucht – doch ohne Erfolg. Und ich bin mir sicher, dass es vielen ebenso geht wie mir.

Doch was funktioniert in puncto Zeitmanagement wirklich? Womöglich fällt diese Antwort für jeden ein kleines bisschen anders aus. Doch ich kann dir zumindest verraten, was bei mir funktioniert.

Die folgenden Erkenntnisse in diesem Artikel habe ich mir mühsam über viele Jahre angehäuft. Ich habe vieles ausprobiert und fast ebenso vieles wieder verworfen. Übrig geblieben ist folgender 8-Schritte-Plan …

(Doch Achtung: Diese Strategie funktioniert zwar bei mir, es ist aber nicht gesagt, dass diese Art des Zeitmanagements auch für dich das Richtige ist. Probier es trotzdem mal aus. Vielleicht musst du ja nur hier und da kleine Anpassungen vornehmen.)


Gutes Zeitmanagement:
Mein 8-Schritte-Plan


Zeitmanagement-Schritt Nr. 1:
Schreibe alles auf, was du irgendwann erledigen willst/musst

Nimm dir einen Tag lang Zeit und durchstöbere dein Leben nach Dingen, die du erledigen möchtest.

Denk an dein Berufsleben. Was ist da in nächster Zeit und auf lange Sicht alles zu erledigen? Schreibe alles auf, was dir einfällt – wirklich alles.

Doch Zeitmanagement sollte beim Beruflichen alleine noch nicht Halt machen. Genauso wichtig ist es, dass du deine Freizeit und dein Familienleben durchforstest. Was ist da in nächster Zeit und auch langfristig zu tun? Schreibe auch hierzu alles auf, was dir in den Sinn kommt.

Wichtig ist, dass du danach das Gefühl hast, wirklich alles notiert zu haben. Das hat einen wunderbaren Nebeneffekt: Wenn du dich konkret an eine dieser Aufgaben setzt, dann hast du das prima Gefühl, an alles gedacht zu haben, was du noch zu erledigen hast. Dies garantiert, dass deine Gedanken während der Arbeit weniger abschweifen.

Denn sei mal ehrlich: An was denkst du meistens, wenn du irgend einer Arbeit nachgehst? Wenn es dir so geht wie mir, dann wirst du meist an eine andere Arbeit denken, die auch noch erledigt gehört. Doch wenn du alles schön notiert hast, dann hast du quasi all diese Dinge aus deinem Kopf ausgelagert. Du musst jetzt nicht mehr daran denken.

So kannst du auch wunderbar kontrollieren, ob du wirklich alles notiert hast, was noch zu erledigen ist bzw. was du noch tun willst in naher Zukunft. Wenn deine Gedanken nämlich noch immer abschweifen, dann musst du dich erneut hinsetzen und alles aufschreiben, was noch fehlt.

Natürlich gehört diese Liste ständig aktuell gehalten, da fast jeden Tag neue Dinge dazukommen werden, die du erledigen willst oder musst. Das gehört sofort alles notiert und mindestens einmal die Woche in deine Liste dieser noch zu erledigenden Aufgaben übernommen.


Zeitmanagement-Schritt Nr. 2:

Arbeite die Liste durch

Wenn du so viel erledigen musst (oder viel eher willst) wie ich, dann umfasst deine Liste wahrscheinlich über 100 verschiedene Dinge.

Fang jetzt bitte nicht á la Eisenhower-Prinzip an, diese Dinge in puncto Wichtig und Dringend einzuteilen. So funktioniert effektives Zeitmanagement aus meiner Sicht einfach nicht. Die Einteilung, die wir jetzt vornehmen, funktioniert völlig anders:

Die erste Frage, die du dir stellen solltest, ist, ob du in der betreffenden Sache im Moment überhaupt etwas unternehmen kannst (oder willst). Falls dies nicht der Fall ist, dann schreib die Sachen auf eine extra Liste und bewahr sie so auf, dass du einmal im Monat drübersiehst und erneut darüber entscheidest.

Beurteile alle übrigen Aufgaben danach, ob du sie in 2 Minuten erledigen kannst oder ob es länger dauert. Falls du für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe nicht länger als 2 Minuten benötigst, dann erledige sie sofort. Schieb es nicht mehr auf. Was vom Tisch ist, ist vom Tisch und sorgt für ein gutes Gefühl.

Du wirst sehen: Es sind jetzt schon deutlich weniger Aufgaben, die noch auf deiner Liste angeführt sind. Entscheide als nächstes, welche Aufgaben unbedingt bis zu einem bestimmten Datum erledigt werden müssen – weil es danach zu spät ist.

Analysiere schlussendlich alle Aufgaben, die sich noch auf deiner Liste befinden, ob sie in einem einzigen Schritt erledigbar sind, oder ob man mehrere Handlungen setzen muss, bis der gewünschte Erfolg eintritt. Falls letzteres der Fall ist, solltest du noch den jeweiligen konkreten nächsten Schritt definieren, den du in dieser Angelegenheit tun willst.


Zeitmanagement-Schritt Nr. 3:

Führe einen schlanken Terminkalender

Nun ist es an der Zeit, deinen Terminkalender zu befüllen. Trage darin nur jene Tätigkeiten ein, die genau an diesem Tag auszuführen sind.

Eintragen solltest du darin nur Termine, die du bereits fixiert hast, sowie Tätigkeiten, die du spätestens an diesem Tag noch ausführen musst, weil es einen Tag später bereits zu spät dafür wäre.

Dadurch kannst du erneut eine Menge Punkte von deiner Liste der noch zu erledigenden Dinge streichen.

Wenn du auf diese Art vorgehst, dann machst du dir das Parkinsonsche Gesetz zunutze. Dieses Gesetz besagt, dass wir für die Erledigung einer Aufgabe genauso lange brauchen wie wir uns dafür Zeit nehmen. Wenn du dir eine Woche zur Erledigung der Aufgabe gibst, dann wirst du wahrscheinlich auch genau eine Woche dafür brauchen, weil du unterbewusst weißt, dass noch ausreichend Zeit dafür ist. Nimmst du dir allerdings nur einen Tag dafür, dann brauchst du wahrscheinlich auch nur diesen einen Tag.

Allerdings gibt es da natürlich eine Einschränkung: Manche Dinge sind so komplex (und vor allem auch von der Unterstützung anderer Personen abhängig), dass du länger dafür brauchen wirst. Du solltest also aufgrund eigener Erfahrungen einschätzen, wann du mit der Erledigung einer bestimmten Aufgabe beginnen musst, um am Tag X damit fertig zu sein. Und genau an diesem Tag trägst du das in deinem Terminkalender ein. Keinen Tag früher!


Zeitmanagement-Schritt Nr. 4:

Den Terminkalender abarbeiten

Wirf jeden Tag einen Blick in deinen Terminkalender (den du natürlich ebenfalls regelmäßig aktualisieren solltest). All die Dinge, die sich in deinem Terminkalender befinden, musst du jetzt natürlich als erstes erledigen, da es morgen dafür bereits zu spät wäre.

Somit gibt es keine Ausrede mehr für dich. Dein innerer Schweinehund hat keine Chance. Deshalb wirst du auch die Dinge erledigen, die auf deinem Terminkalender vermerkt sind.

Und wenn du das mal nicht tun solltest, dann war das wohl doch nicht so wichtig – denn sonst hättest du es ja getan. Das ist auch kein Malheur. Wenn es ohnehin nicht so wichtig war, dann ist es auch kein großer Verlust, wenn du es dann doch nicht erledigt hast.


Zeitmanagement-Schritt Nr. 5:

Die Liste mit den noch unerledigten Dingen in Angriff nehmen

Sobald du die Aufgaben des jeweiligen Tages (laut Terminkalender) erledigt hast, kannst du einige der noch offenstehenden Aufgaben deiner Liste angehen (und wirklich erst dann!).

Das Schöne daran ist, dass es für die Erledigung dieser Aufgaben keine Prioritäten gibt. Du entscheidest, was du heute von deiner Liste streichen willst, indem du die Sache anpackst.

Welche Aufgabe das sein wird, die du anpackst, wird also ganz davon abhängen, wie viel Zeit diese Tätigkeit in Anspruch nehmen wird und wie viel Zeit du heute noch zur Verfügung hast. Und außerdem wird dies davon abhängen, ob du gerade Lust und die nötige Energie dafür hast.

Du siehst: Der ganze Druck fällt auf einmal weg. Und die Zufriedenheit ist meiner Meinung nach mindestens genauso so wichtig wie möglichst viel im Leben zu erreichen. Denn auch der Weg ist das Ziel!


Zeitmanagement-Schritt Nr. 6:

Werde dir deiner wahren Ziele bewusst

Bisher ging es nur darum, all die Aufgaben zu erledigen, die du dir derzeit vorgenommen hast.

Es ist jedoch gut möglich, dass diese Tätigkeiten gar nicht deinen Wünschen und Zielen entsprechen. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass du gesellschaftlich anerkannte Ziele verfolgst bzw. gefangen bist in diversen Verpflichtungen.

Zum Beispiel könnte es sein, dass du eine eigene Familie hast und genug Geld verdienen musst, um deine Familie ernähren zu können. Dies bürdet dir viele Verpflichtungen auf. Womöglich gehst du einer Arbeit nach, die dir nicht besonders gefällt, die dir aber das nötige Einkommen beschert, das du zum Leben benötigst.

Natürlich kannst du das mit Familie und Kindern nicht von einem Tag auf den anderen ändern. Trotzdem solltest du dir klar werden, welche Wünsche und Lebensziele du selbst hast Du bist es dir schuldig, auch diese zu verfolgen – und zwar ohne dabei den Status Quo zu gefährden.

(Wenn du die ersten fünf Schritte für besseres Zeitmanagement absolviert hast, dann hast du nämlich Zeit, dich parallel etwas um deine eigenen Ziele im Leben zu kümmern, bis du irgendwann wirklich das Leben führen kannst, das du dir wünscht. Und zwar ohne deine sozialen Pflichten zu vernachlässigen.)

Wie du dir konkret über deine Ziele klar wirst, habe ich bereits detailliert beschrieben. Schau dazu hier mal vorbei: Was sind deine Wünsche und Lebensziele?

Es lohnt sich wirklich, sich darüber mal Gedanken zu machen und sich die Zeit zu nehmen, all die Fragen zu beantworten, die in diesem Artikel gestellt werden. Im Ernst 😉


Zeitmanagement-Schritt Nr. 7:

Entscheide dich für ein einziges Ziel

Von all den Zielen, die du dir nun gesetzt hast, solltest du eines auswählen. Welches Ziel ist das wichtigste für dich? Nur dieses eine Ziel solltest du vorerst weiterverfolgen – und nicht auch nur ein einziges mehr! Es spielt dabei keine große Rolle, ob es sich dabei um ein langfristiges oder eher kurzfristiges Ziel handelt.

Zu viele Ziele auf einmal zu verfolgen ist nämlich keine gute Idee und führt schnell mal zu Überforderung. (siehe auch: 3 Tipps, um alle Ziele im Leben zu erreichen)


Zeitmanagement-Schritt Nr. 8:

Setze jeden Tag Handlungen, die dich deinem Ziel näherbringen

Das ist ein ganz wichtiger Punkt. Du solltest wirklich jeden Tag damit verbringen, eine Handlung zu setzen, die dich deinem Ziel einen kleinen Schritt näher bringt.

Reservier dir jeden Tag 10 Minuten für dein wichtigstes Ziel.

Egal ob du an einem Tag schon viel vorhast, ob grade Sonntag ist oder ob du den ganzen Tag unterwegs bist: 10 Minuten kannst du wohl jeden Tag entbehren, um sie deinem derzeit wichtigsten Ziel im Leben zu widmen, oder etwa nicht? Ich glaube ja. (Ein paar Ausnahmen gibt es natürlich schon: Wenn du grad mit 39 Grad Fieber im Bett liegst, dann ruh dich besser aus.)

Ich zum Beispiel verwende jeden Tag mindestens 10 Minuten fürs Schreiben. Egal ob es nun das Schreiben von Blogposts wie diesem hier ist, oder ob es sich dabei um das Schreiben eines Buches handelt. Jeden Tag schreibe ich mindestens 10 Minuten. Es ist mir zur Gewohnheit geworden und ich denke gar nicht mehr viel darüber nach.

Und genau das ist der Sinn: Wenn du dich eine Zeit lang dazu zwingst, jeden Tag 10 Minuten der Verfolgung deines wichtigsten Ziels zu widmen, dann wird dies irgendwann zur Gewohnheit. Und wenn es zur Gewohnheit wird, dann brauchst du keinen Willen mehr dafür aufzuwenden. Du machst es automatisch.

Somit erfindest du auch keine faulen Ausreden mehr. Wenn es automatisch abläuft, dann meldet sich nämlich auch dein innerer Schweinehund nicht mehr. Und seien wir mal ehrlich: Etwas nur für 10 Minuten zu tun ist keine große Herausforderung an unsere Willenskraft.

Und das Schöne dabei: Manchmal kommt es vor, dass aus den 10 Minuten schnell mal 2 Stunden werden. Wenn das öfter vorkommt, dann näherst du dich deinem Ziel mit Riesenschritten – und zwar ganz ohne Druck! Denn wenn du an einem bestimmten Tag keine Lust oder die nötige Zeit hast, um dich der jeweiligen Tätigkeit länger als 10 Minuten zu widmen, dann ist das kein Beinbruch. Dann hörst du eben nach 10 Minuten wieder auf.

Und selbst wenn es in den überwiegenden Fällen bei diesen 10 Minuten bleiben sollte: Schon mal ausgerechnet, was 10 Minuten jeden Tag über Jahre hinweg zeitmäßig ausmachen?

Nimm`s locker und mach dir nicht zu viel Druck! Auf die Art erreichst du oft mehr im Leben.

So sieht also mein Zeitmanagement aus. Ich habe lange gebraucht, um herauszufinden, was für mich wirklich funktioniert und was hingegen unnütz ist. Das Schöne dabei ist, dass ich durch diese 8 Schritte nicht nur produktiver, sondern auch zufriedener wurde. Ich mache mir jetzt viel weniger Druck als früher und erreiche trotzdem mehr.


P.S.

Die ersten fünf Zeitmanagement-Tipps orientieren sich nicht ohne Grund an David Allen`s Methode, wie er sie auch in seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ beschreibt. Ich finde seine Methode nämlich echt klasse. Allerdings habe ich sein System für mich angepasst und stark vereinfacht. Irgendwie ist das ausreichend für meine Zwecke.


Über den Autor

Mein Name ist Martin Grünstäudl und ich blogge hier mit großer Begeisterung.

Wie es der Name des Blogs vermuten lässt, geht es um das Thema Erfolg. Vor allem schreibe ich über das Setzen und Erreichen von Zielen und über den Aufbau von mehr Selbstvertrauen. Auch Themen wie erfolgreiches Bloggen und die Erzielung von passivem Einkommen kommen nicht zu kurz.

Du findest mich auch auf Google+ und auf Twitter.

Foto: aboutpixel.de To Do Liste © Andreas F

Advertisements

5 Kommentare

Eingeordnet unter Weitere Themen

5 Antworten zu “Zeitmanagement: Mein 8-Schritte-Plan

  1. Ich kann dem zustimmen. Das wichtigste ist alles aufzuschreiben, sei es noch zu gering. Da kann man dann nichts mehr vergessen. Zudem kann man dann auch Punkte bewußt streichen.

  2. Hallo Martin,

    erst mal generell: Ich hab Deinen Blog abonniert, und das ist fast der einzige der 4 Millionen Erfolgs-Blogs der Welt, den ich abonniert habe.

    Warum? Ich weiss es auch nicht genau, aber Deine Posts haben sehr oft was persönliches, es wird also nicht nur der Standard runtergebetet und in andere Worte gefasst. Und sie sind lesbar und nicht mit SEO überfrachtet.

    Auch dieser hier ist so, teils Standard und doch nicht ganz. Man denkt, da schreibt echt ein Mensch. Ich finde den Post sehr gut. Auch wenn für mich manche Punkte absolut nicht funktionieren würden.

    Was die Schritte 1 und 2 angeht, bin ich absolut bei Dir. Wie Du weisst, ich schreibe die Punkte alle in ein Kanban. Details da: (http://99-developer-tools.com/personal-kanban-kanbanpad/)

    Punkte 3 und 4: Mein Kalender wäre so gut wie leer. Es stünden nur Zahnarzttermine drin. Denn auch die Steuererklärung kann man noch im September machen. Zur Not auch im Dezember, dann wird’s halt teurer.

    Punkt 5: Das würde bei mir nicht funktionieren. Auf meiner Liste stehen derzeit rund 150 Punkte. Ich will mir nicht jeden Tag Gedanken machen drüber, was ich jetzt am liebsten täte. Darum hab ich mein Kanban. Ich sehe immer nur einen kleinen Teil der 150 Punkte. Der Großteil ist völlig aus meinem Bewusstsein verschwunden und im Kanban im Backlog, also seh ich die Punkte nicht. Für mich muss das so sein.

    Um ehrlich zu sein, ich nehm das Kanban auch nicht 100% ernst. Ich sehe rund 25 Punkte und öfters mach ich auch was, was eigentlich grad nicht ganz vorne steht. Kein Problem. Ich schieb auch oft Punkte wieder nach hinten, die schon vorne waren, weil wichtigere oder dringendere Sachen auftauchen. Aber immer eine ganze Todo-Liste im Blick zu haben wäre mir zu viel.

    Zu Punkt 6: Da hast Du sicher recht.
    Zu Punkt 7: Nein. Das funktioniert absolut nicht für mich. Nur ein Ziel ist mir zu wenig. Es würde mir zu langweilig werden. Ich glaub auch, dass es nicht gut für nen Menschen ist, zu eindimensional zu sein.
    Du hast echt nur ein Ziel?

    Bei 8 bin ich wieder dabei.

    So long,
    Andreas

    • Hallo Andreas,

      vielen Dank für deinen Kommentar. Mir ist natürlich bewusst, dass diese Art von Zeitmanagement nicht für jeden das richtige ist. Für mich funktioniert es allerdings 🙂

      Zu deiner Frage, ob ich nur ein Ziel habe: Natürlich habe ich mehr als ein Ziel – ich verfolge aber nur ein einziges Ziel zur selben Zeit, um mich darauf fokussieren zu können. Später ist ein anderes dran und so weiter ..

      Liebe Grüße
      Martin

  3. Pingback: Produktivitätssteigerung: Anleitung, um deine Produktivität zu steigern - MyMoneyMind

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s